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Mit Kauf des optionalen Auswertungen-Plus-Moduls lassen sich in Timemaster Zeitsaldenlisten als E-Mail an die Mitarbeiter versenden. Für den Mail-Versand werden die Daten des firmeneigenen Mail-Servers benötigt. Die Eintragung erfolgt unter “System” und “E-Mail Einstellungen”.
Ihr EDV-Betreuer kann Ihnen bei der Eintragung der Daten behilflich sein.
Nachdem die Server-Konfiguration erfolgreich abgeschlossen wurde, kann die Pflege des Personalstamms erfolgen. Bei jedem Mitarbeiter muss für den Mail-Empfang eine gültige Mailadresse im Personalstamm hinterlegt werden. Dies geschieht unter “Stammdaten” und “Personal” im jeweiligen Mitarbeiter im Reiter “Kontaktdaten”.
Sollte der Mitarbeiter keinen E-Mail Versand wünschen, so kann dies mit dem entsprechenden Haken umgesetzt werden.
Der Mail-Versand der Zeitsaldenliste erfolgt manuell im Menü unter “Auswertungen” und “Mitarbeiterinformationen”.
Als Erstes erfolgt die Auswahl des/der Mitarbeiter, für die eine Zeitsaldenliste erstellt werden soll. Der Parameter “Mitarbeiterinformationen per E-Mail versenden” wird angehakt, um den Mailversand auszuführen. Alternativ erfolgt das Erstellen von PDF-Dateien.
Im nächsten Schritt wird der Empfänger festgelegt. Standardmäßig erhält jeder Mitarbeiter seine eigene Zeitsaldenliste. Alternativ könnten aber auch alle Listen an einen Empfänger versendet werden, beispielsweise an einen Abteilungsleiter.
Im unteren Bereich kann die auszugebende Zeitsaldenliste konfiguriert werden. Neben der Schriftgröße und dem Format lassen sich auch die anzuzeigenden Spalten konfigurieren.
Mit einem Klick auf “Mitarbeiterinformationen bereitstellen” wird die Zeitsaldenliste versendet.
In der Dokumentenverwaltung wird das PDF parallel zum Mailversand abgelegt.
Zusätzlich zum PDF wird im Zip-File auch eine Sende-Übersicht abgelegt. Innerhalb dieser ist ersichtlich, ob die Zustellung der Zeitsaldenliste an den Empfänger erfolgreich war.
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