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Häufig besteht in mittelständischen und großen Unternehmen der Wunsch, Mitarbeitern gruppenweise Zugriff auf den Abwesenheitsplaner zu gewähren. Somit erhalten die Mitarbeiter Zugang zu den Abwesenheiten der Kollegen und können den eigenen Urlaub sinnvoll verplanen.
Bei Zugriff auf den Abwesenheitsplaner sind für den Mitarbeiter sämtliche eingetragene Abwesenheiten der Gruppenkollegen ersichtlich. Stellen Sie daher vorab sicher, ob dies im Unternehmen gewünscht ist.
Um einen gruppenweisen Zugriff für die Mitarbeiter einzurichten, wird neben dem Gruppen-Modul auch das Sachbearbeiter-Modul im System benötigt.
Im Menüpunkt Stammdaten -> Login -> Rollen wird für die Mitarbeiter eine neue Rolle angelegt. Diese kann beispielsweise den Namen “Einsicht Abwesenheitsplaner” erhalten. Zusätzlich wird die Zugriffseinschränkung auf “Mitarbeiter von Gruppen” limitiert.
Innerhalb der Rechte werden folgende Parameter mit Unterpunkt “Abwesenheit” aktiviert:
Im Anschluss wird die Konfiguration gespeichert und die fertige Rolle kann den Mitarbeitern im Bereich “Benutzer” zugeordnet werden. Neben der Zuweisung der Rolle wird auch die Gruppe hinterlegt, für die eine Einsicht in den Abwesenheitsplaner gewünscht ist.
Sobald sich der Mitarbeiter in der Oberfläche nun einloggt, wird der Menüpunkt “Abwesenheiten” eingeblendet. Mit einem Klick auf den Abwesenheitsplaner kann der Mitarbeiter nun die eingetragenen Abwesenheit für seine Gruppe einsehen. Eine Eintragung neuer Abwesenheiten ist jedoch aufgrund der Berechtigungen nicht möglich, sondern kann, je nach Modulausprägung, über das Workflowmodul erfolgen.
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