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In diesem Beitrag wird erläutert, welche Schritte bei einem Jahreswechsel in Timemaster durchgeführt werden müssen. In dem folgenden Video wird der Vorgang genauer erläutert:
Bei dem aufgebauten Zeitkonto des Mitarbeiters ist kein Eingriff erforderlich. Der Jahreswechsel entspricht in der Software einem einfachen Monatswechsel, somit wird der Saldo aus Dezember einfach nach Januar übernommen.
Standardmäßig wird der Grundanspruch für den Mitarbeiter jedes Jahr neu in dem entsprechenden Feld im Personalstamm hinterlegt.
Diese Konfiguration erfolgt im System unter “Stammdaten” und “Personal” beim jeweiligen Mitarbeiter im Bereich Urlaub. Im Feld „Grundanspruch“ erfolgt die Eingabe des grundlegenden Urlaubsanspruchs.
Abgeschlossen wird die Eingabe über den „Speichern“-Button.
Alternativ kann im Menü unter “Einstellungen” und “Urlaubsanspruch” eine feste Urlaubsdefinition erstellt und den Mitarbeitern zugewiesen werden. Dies bietet den Vorteil, dass der Urlaubsanspruch anhand des Alters sowie des Eintrittsdatums individuell vom System errechnet werden kann. Zusätzlich wird der Anspruch jedes Jahr automatisch vom System befüllt.
Innerhalb der Urlaubsansprüche befinden sich standardmäßig bereits zwei hinterlegte Definitionen.
Innerhalb der Definition sind neben der Bezeichnung, dem zusätzlichen Urlaubsanspruch für Schwerbehinderte sowie der Wartezeit für den vollen Urlaubsanspruch auch die zugehörigen Urlaubstage pro Jahr der Betriebszugehörigkeit und dem Mitarbeiter-Alter anzugeben.
Die im blauen Feld hinterlegten zusätzlichen Urlaubstage bei Schwerbehinderung werden in der Definition festgelegt und gelten später ausschließlich, wenn der entsprechende Haken im Personalstamm des Mitarbeiters gesetzt wurde.
In dem roten Feld wird die Wartezeit in Monaten für den vollen Urlaubsanspruch hinterlegt. In dem Beispiel steht dem Mitarbeiter nach 6 Monaten Betriebszugehörigkeit der volle Urlaubsanspruch zu. Vor Abschluss der Wartezeit erhält der Mitarbeiter ausschließlich eines Anteils der gesamten Urlaubstage. Die Berechnung erfolgt nach der Anzahl des Grundanspruchs / 12 Monate. Sollte der Mitarbeiter 30 Urlaubstage haben und erst einen Monat im Unternehmen beschäftigt sein, so erhält dieser 2,5 Urlaubstage (30 / 12 = 2,5).
Mit dem grünen Feld wird der Stichtag der Betriebszugehörigkeit festgelegt. Die Einstellung ist erforderlich, wenn der Mitarbeiter mit steigender Betriebszugehörigkeit auch zusätzliche Urlaubstage erhalten soll. Mit Setzen der Zugehörigkeit auf „Jahresbeginn“ erhält der Mitarbeiter bereits die zusätzlichen Urlaubstage für das laufende Jahr. Bei Verwendung der Einstellung „Jahresende“ werden zusätzliche Urlaubstage erst für das nächste Jahr zugewiesen.
Beispiel: Der Mitarbeiter arbeitet ab dem 01.03.2019 seit 10 Jahren im Unternehmen und erhält 2 zusätzliche Urlaubstage. Mit Setzen auf „Jahresbeginn“ hat der Mitarbeiter diese Urlaubstage bereits am 01.01.2019 zugewiesen. Bei Verwendung von „Jahresende“ werden dem Mitarbeiter die Zusatz-Tage erst im Folgejahr ab dem 01.01.2020 zugewiesen.
Innerhalb des orangen Felds wird der Anspruch für den Mitarbeiter nach Alter und Betriebszugehörigkeit festgelegt. Wahlweise kann auch die Betriebs-zugehörigkeit oder auch das Alter für die Urlaubstags-Berechnung deaktiviert werden.
Beispiel (Urlaubsanspruch nur nach Alter gestaffelt):
Beispiel (Urlaubsanspruch nach Alter gestaffelt und 2 zusätzliche Tage nach je 10 Jahren Betriebszugehörigkeit):
Beispiel (Urlaubsanspruch fest – keine Anpassung nach Alter und
Betriebszugehörigkeit):
Nachdem die Urlaubsanspruchsdefinition gespeichert wurde, muss diese noch dem Mitarbeiter unter Stammdaten “Personal” beim jeweiligen Mitarbeiter im Reiter “Urlaub”. Urlaubsanspruchsdefinition hinzugefügt werden.
Der zuvor eingetragene Grundanspruch geht hierbei verloren und wird durch die Definition überschrieben.
Im Anschluss folgt von dem System noch die Frage, ob die Urlaubsdefinition für das aktuelle Jahr oder erst ab dem nächsten Jahr gelten soll.
Bei einem Jahreswechsel können die in das Folgejahr zu übernehmenden Resturlaubstage für alle Mitarbeiter über “Abwesenheiten” im “Urlaubsplaner” Resturlaub übernehmen” übernommen werden.
Bei Verwendung einer Urlaubsanspruchsdefinition muss das Geburtsdatum sowie das Antrittsdatum des Mitarbeiters im Personalstamm eingepflegt sein.
Alternativ können diese auch manuell durch den Sachbearbeiter in das Feld „Übernahme ins nächste Jahr“ eingetragen oder übrige Urlaubstage ausbezahlt werden.
Im nachfolgenden Jahr sind die unter „Übernahme ins nächste Jahr“ eingetragenen Tage in dem Feld „Übernommener Urlaub“ wiederzufinden.
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