Personalakte

Eine Personalakte ist die Sammlung aller relevanten Dokumente über einen Angestellten in einem Unternehmen. Diese Akte kann sowohl in Papierform als auch digital geführt werden. Die Personalakte enthält unter anderem folgende Informationen:

1. Stammdaten: Persönliche Angaben des Mitarbeiters wie Name, Geburtsdatum, Adresse und Kontaktdaten.
2. Arbeitsverträge: Kopien des Arbeitsvertrags sowie eventuelle Änderungs- und Zusatzverträge.
3. Lohn- und Gehaltsinformationen: Dokumente zu Lohn- und Gehaltsabrechnungen, einschließlich Informationen zu Gehaltserhöhungen und Bonuszahlungen.
4. Leistungsbeurteilungen: Mitarbeiterbewertungen, Zielvereinbarungen und Feedback-Berichte.
5. Abwesenheitsnachweise: Informationen zu Urlaub, Krankheitstagen und sonstigen Abwesenheiten.
6. Weiterbildungsnachweise: Bescheinigungen über absolvierte Schulungen und Weiterbildungen.
7. Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Zeugnisse und Referenzen, die bei der Einstellung eingereicht wurden.
8. Sonstige Dokumente: Schriftliche Abmahnungen, Kündigungen und sonstige relevante Korrespondenzen.

Welche Dokumente in die Personalakte aufgenommen werden dürfen, ist durch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), das Arbeitsrecht sowie das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt. Diese gesetzlichen Vorgaben stellen sicher, dass nur relevante und zulässige Informationen gesammelt werden und der Datenschutz sowie die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers gewahrt bleiben.

Der Zugriff auf die Personalakte ist in der Regel auf die Personalabteilung sowie den jeweiligen Mitarbeiter und dessen Vorgesetzte beschränkt. Mitarbeiter haben das Recht, ihre Personalakte einzusehen und gegebenenfalls Berichtigungen oder Ergänzungen zu verlangen, wenn sie Fehler oder unvollständige Angaben feststellen.

Die sorgfältige Führung und Verwaltung der Personalakte sind essenziell für eine korrekte und transparente Personalverwaltung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht und die Interessen sowohl des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers schützt.